1. Home
  2. /
  3. Funktioner
  4. /
  5. Journalisering af SMS

Journalisering af SMS beskeder

Forvaltningsmyndigheder har journaliseringspligt. Pligten gælder for dokumenter, der er afsendt eller modtaget af myndigheden som led i sagsbehandling i forbindelse med myndighedens virksomhed. Journaliseringspligten gælder kun for dokumenter, der har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Også interne dokumenter i endelig form er omfattet.

Det betyder at hvis en medarbejder i en myndighed sender eller modtager en SMS, og indholdet indgår i sagsbehandlingen så er der pligt til at journalisere den.

På denne side kan du læse om udfordringerne og de forskellige løsninger der er.

Du kan læse hvad Ombudsmanden skriver om journalisering af sms'er her: Ombudsmanden om journaliserings pligt. 

Journalisering af SMS

Udfordringerne

Når det handler om journalisering af SMS er der nogle udfordringer som er unikke for mediet. Den største udfordring er at levering af SMS beskeden foregår på en platform hvor den lokale IT afdeling ikke har særlig stor kontrol. Den bliver leveret gennem et autonomt netværk hvor det ikke er muligt at opsnappe beskederne for IT afdelingen. På selve telefonen er forbrugerbeskyttelse i høj kurs, så det er ikke muligt at installere software der opsnapper kommunikationen.

  • Ingen kontrol over enheden
  • Ingen kontrol over netværket
  • Ingen mulighed for automatisk journalisering

Når det handler om e-mail eller dialog i kontaktforumarer har både brugeren og IT afdelingen bedre mulighed for at markere og journalisere beskeden.

Udfordringer

Eksisterende løsninger

I vores erfaringer er den måde som myndigheder oftest løser problmatikken på at bede medarbejderne tage et skærmbillede af beskederne, sende skærmbilledet til sig selv via mail og fra mailen foretage journaliseringen. Dermed overdrages ansvaret til medarbejderen der dels skal bruge tid på det, måske ikke får det gjort og måske sletter beskederne ved en fejl.

En anden løsning vi har hørt er, at medarbejderen får besked på at der ikke må sendes SMS der kan have indflydelse på sagsbehandlingen. Dels er dette ikke muligt fordi både afsendte og modtagne beskeder skal journaliseres og medarbejderen er ikke herre over hvad borgerne sender til dem. Dels kan det, for nogle medarbejdergrupper, være decideret vanskeliggørende for at de kan udføre deres arbejde. F.eks. hvis de arbejder med udsatte unge.

Nogle myndigheder har integreret SMS i deres sagsbehandlingssystemer. Hvis systemerne kan både sende og modtage kan dette være en god og farbar løsning. Dog ser vi at der i den virkelige verden ofte er behov for at kunne sende SMS når man ikke har åbnet sit sagsbehandlingssystem.

Vores løsning

SureSMS er i den unikke position at vi har adgang til vores eget SMS center. Det betyder at vi kan opsamle SMS beskederne, både når de sendes og modtages, inden de bliver leveret til telefonen. Det betyder at vi har mulighed for at foretage en journalisering af beskederne uden at medarbejderne skal gøre noget som helst. Både de indgående og udgående SMS beskeder.

Det fungerer på den måde at medarbejderen får et ekstra e-sim installeret på deres telefon. Dette nummer bruges til at sende og modtage SMS beskeder med. dette er et SureSMS nummer og på grund af vores dybe integrationer har vi mulighed for at opsamle SMS beskederne. Disse beskeder vil typisk bliver videresendt til myndighedens journalsystem. I journalsystemet kan der opsættes regler for hvornår en SMS skal journaliseres.

Typisk vil man dog vælge at journalisere alle SMS'er fordi de datamæssigt er meget små.

Prisen for en komplet løsning starter ved ca. 40.000 DKK inklusive 100 numre.

Vil du vide mere

Så udfyld nedenstående formular så tager vi kontakt til dig.

    Send SMS med API

    Her kan du læse nogle eksempler på, hvordan vores kunder i dag benytter vores online SMS-service:

    • En af de danske faglige organisationer bruger vores online SMS-service til at udsende nyhedsbreve til kunderne. Det er åbenlyst lettere at sende lange nyhedsbreve ud via en computers større tastatur, og det giver også mulighed for at vedhæfte links med relevante artikler til organisationens medlemmer.
    • En Sjællandsk jagtforening har oprettet sig på vores Gateway. Da foreningens medlemmer organiserer jagterne på skift, har de alle et login til foreningens konto, hvorfra de sender besked om kommende jagter til de øvrige medlemmer.
    • Et varmeværk bruger vores gateway til at advisere beboere om forstyrrelser i forsyningen. Når der f.eks. lukkes for varmen p.g.a. reparationer i et givent område, trækkes telefonnumrene ud af varmeværkets system, pastes over på vores website, hvorfra de ganske enkelt kan sende en besked til alle berørte husstande.

    Besøg vores Manual website

    Som en hjælp til vores kunder har vi samlet alle instruktioner og beskrivelser på manual.suresms.com. Her kan du se, hvordan vores gateway virker og få enkle brugervenlige instruktioner til de mange funktioner.

    developer.suresms.com

    SureSMS er lavet af udviklere til udviklere!
    På developer.suresms.com har vi samlet dokumentation og kodeeksempler, så det er nemt at integrere vores gateway i dit system.

    Se vores instruktionsvideoer!

    Skal du igang med en ny funktion? Eller har du bare brug for at vide lidt mere om, hvordan vores gateway virker? På Youtube har vi samlet vores instruktionsvideoer. Lige til at gå til!