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Journalisation des messages SMS
Les autorités administratives ont l'obligation d'enregistrer les documents envoyés ou reçus dans le cadre du traitement des dossiers dans les activités de l'autorité.
L'obligation ne s'applique qu'aux documents qui sont importants pour une affaire ou pour le traitement de l'affaire en général. Les documents internes et externes sous leur forme finale sont couverts par l'obligation.
Cela signifie que si un employé d'une autorité envoie ou reçoit un SMS en rapport avec une affaire, il doit être enregistré. Il peut y avoir des défis et différentes solutions pour remplir l'obligation de journalisation, et cela peut être lu sur les sites web publics pertinents, tels que Le Médiateur sur l'obligation de tenir des registres.
Les défis
Le journalisme par SMS présente des difficultés qui sont propres à ce moyen de communication. La principale difficulté réside dans le fait que la livraison du message SMS s'effectue sur une plate-forme sur laquelle le service informatique local n'a que peu de contrôle. Le message passe par un réseau autonome où il n'est pas possible pour le service informatique d'intercepter les messages.
Sur le téléphone lui-même, la protection du consommateur est primordiale. Il n'est donc pas possible d'installer un logiciel qui intercepte les communications.
Plus précisément, les défis :
- Pas de contrôle sur l'appareil
- Pas de contrôle sur le réseau
- Pas d'option de journalisation automatique
Lorsqu'il s'agit d'un courrier électronique ou d'un dialogue dans des forums de contact, l'utilisateur et le service informatique ont tous deux une meilleure possibilité de marquer et d'enregistrer le message.
Solutions existantes
D'après notre expérience, la façon dont les autorités résolvent le plus souvent le problème consiste à demander aux employés de faire une capture d'écran des messages, de se l'envoyer par courrier électronique et de procéder à l'enregistrement à partir du courrier électronique. Cette méthode transfère la responsabilité à l'employé, qui doit y consacrer du temps, risque de ne pas y parvenir et de ne pas être en mesure de le faire. supprime les messages par erreur.
Une autre solution que nous avons entendue consiste à dire à l'employé de ne pas envoyer de messages textuels susceptibles d'affecter le traitement du dossier. Cela n'est pas possible car les messages envoyés et reçus doivent être enregistrés, et l'employé ne contrôle pas ce que les citoyens lui envoient. D'autre part, pour certains groupes d'employés, il peut être carrément difficile de faire leur travail, par exemple s'ils travaillent avec des jeunes vulnérables.
Certaines autorités ont intégré les SMS dans leurs systèmes de gestion des dossiers. Si les systèmes peuvent à la fois envoyer et recevoir des SMS, il peut s'agir d'une bonne solution viable. Cependant, nous sommes conscients que dans le monde réel, il est souvent nécessaire de pouvoir envoyer des messages SMS lorsque vous n'avez pas ouvert votre téléphone portable. système de gestion des dossiers..
Notre solution - L'enregistrement des SMS à partir de votre téléphone
SureSMS a la chance unique d'avoir accès à son propre centre SMS. Cela signifie que nous pouvons capturer les messages SMS à la fois lorsqu'ils sont envoyés et reçus avant qu'ils ne soient livrés au téléphone. Cela signifie que nous sommes en mesure de journaliser les messages sans que les employés n'aient à faire quoi que ce soit, qu'il s'agisse de messages SMS entrants ou sortants.
Le fonctionnement est le suivant : l'employé reçoit une e-sim supplémentaire installée sur son téléphone. Ce numéro est utilisé pour envoyer et recevoir des messages SMS. Il s'agit d'un numéro SureSMS et, grâce à nos intégrations profondes, nous sommes en mesure de capturer les messages SMS. Ces messages sont généralement transmis au système de journal de l'autorité. Dans le système de journal, des règles peuvent être définies pour déterminer quand un SMS doit être enregistré.
Toutefois, en règle générale, vous choisirez d'enregistrer tous les messages SMS parce qu'ils sont très peu volumineux en termes de données. Le prix d'une solution complète commence à environ 40 000 DKK pour 100 numéros.
En savoir plus
Remplissez le formulaire ci-dessous et nous prendrons contact avec vous.
Notre solution - Journalisation des SMS sur PC
Pour que la communication entre les municipalités, les institutions, les autorités et les citoyens fonctionne, il est extrêmement important que les messages et les informations arrivent ET soient lus ! Des études montrent que la grande majorité des messages SMS sont lus par le destinataire, ce qui fait de la messagerie SMS une forme de communication rapide et fiable.
Grâce à une passerelle SMS, les institutions publiques peuvent garder une vue d'ensemble et se conformer aux exigences en matière d'archivage.
Avantages
- Journalisation intégrée. Grâce à notre portail web, vous disposez toujours d'une documentation pour tous les messages envoyés aux citoyens ou aux employés.
- Les messages de service et les rappels de rendez-vous par SMS rendent un grand service aux citoyens et aux utilisateurs, tout en réduisant le nombre d'annulations et le gaspillage de ressources. Utilisez les SMS générés automatiquement ou gérez vous-même l'envoi via notre interface web.
- Toutes les communications entre le client et nos serveurs sont cryptées à l'aide des dernières technologies de cryptage SSL. Cela permet d'envoyer en toute sécurité des informations personnelles sensibles par l'intermédiaire de SureSMS.
- Pas d'abonnements coûteux. Nous ne facturons que le nombre de messages que vous envoyez. La facturation est gratuite et il est facile de payer par numéro EAN.
Ce qui précède n'est qu'une sélection de nos caractéristiques. Mais il y en a beaucoup d'autres. Consultez notre pages de présentation suresms.com pour s'en inspirer.
Vue d'ensemble et documentation complète via le portail web SureSMS
Depuis notre portail web, vous pouvez facilement vous connecter et envoyer des messages SMS à des utilisateurs depuis votre ordinateur. De là, vous pouvez rapidement envoyer des messages à des groupes, planifier des envois et fusionner des noms dans les messages.
Vous disposez également d'une vue d'ensemble des messages envoyés, et les messages sont conservés à des fins de journalisation ou de documentation. Vous avez toujours une vue d'ensemble du contenu et de l'heure d'envoi et de réception des messages.
Au service des institutions publiques et des municipalités
Au fil des ans, nous avons livré des SMS à de nombreuses institutions publiques et avons donc une grande expérience de travail avec elles : bibliothèques, prisons d'État, centres de technologie d'assistance, agences gouvernementales et bien d'autres encore. Les institutions publiques ont besoin de communiquer avec un large échantillon de la population, tandis que le prix, la qualité et la sécurité DOIVENT être de premier ordre. Nous disposons de l'expertise nécessaire pour fournir une passerelle solide, flexible et facile à utiliser.
Envoi à partir de plusieurs numéros
Votre entreprise a besoin d'envoyer des messages à partir de plusieurs numéros de téléphone, ou vous avez besoin d'un login flexible pour que plusieurs employés puissent envoyer des messages à partir d'un utilisateur spécifique ? C'est facile avec notre portail en ligne.
Voici quelques exemples d'utilisation de notre service SMS en ligne par nos clients :
- L'une des organisations professionnelles danoises utilise notre service SMS en ligne pour envoyer des bulletins d'information à ses clients. Il est évidemment plus facile d'envoyer de longues lettres d'information à l'aide du clavier plus grand d'un ordinateur, et cela vous permet également de joindre des liens avec des articles pertinents pour les membres de l'organisation.
- Une association de chasseurs zélandaise s'est inscrite à notre portail. Comme les membres de l'association organisent les chasses à tour de rôle, ils disposent tous d'un accès au compte de l'association, à partir duquel ils envoient aux autres membres des notifications sur les chasses à venir.
- Une entreprise de chauffage utilise notre passerelle pour informer les habitants des interruptions de l'approvisionnement. Par exemple, lorsque le chauffage est coupé en raison de réparations dans une certaine zone, les numéros de téléphone sont extraits du système de l'entreprise et collés sur notre site web, d'où il suffit d'envoyer un message à tous les ménages concernés.
Visitez le site web de notre manuel
Pour aider nos clients, nous avons rassemblé toutes les instructions et descriptions sur le site manual.suresms.com. Vous pouvez y voir comment fonctionne notre passerelle et obtenir des instructions simples et conviviales pour ses nombreuses fonctionnalités.
developer.suresms.com
SureSMS est conçu par des développeurs pour des développeurs !
Sur developer.suresms.com, nous avons rassemblé de la documentation et des exemples de code pour faciliter l'intégration de notre passerelle dans votre système.
Regardez nos vidéos pratiques !
Vous lancez une nouvelle fonctionnalité ? Ou avez-vous simplement besoin d'en savoir un peu plus sur le fonctionnement de notre passerelle ? Sur Youtube, nous avons rassemblé nos vidéos d'instruction. Prêt à l'emploi !