- Hjem
- /
- Funksjoner
- /
- SMS-journalføring
Journalisering av SMS-meldinger
Forvaltningsmyndigheter har plikt til å journalføre dokumenter som sendes eller mottas i forbindelse med saksbehandling i myndighetens virksomhet.
Plikten gjelder kun dokumenter som er av betydning for en sak eller saksbehandlingen generelt. Både interne og eksterne dokumenter i endelig form er omfattet av plikten.
Det betyr at hvis en ansatt i en myndighet sender eller mottar en SMS som er relevant for en sak, skal den logges. Det kan være utfordringer og ulike løsninger for å oppfylle journalføringsplikten, og dette kan du lese om på relevante offentlige nettsteder, som f.eks. Ombudsmannen om journalføringsplikten.
Utfordringene
Utfordringene når det gjelder SMS-journalføring, er at det er noen utfordringer som er unike for mediet. Den største utfordringen er at leveringen av SMS-meldingen skjer på en plattform der den lokale IT-avdelingen har liten kontroll. Den leveres gjennom et autonomt nettverk der det ikke er mulig for IT-avdelingen å fange opp meldingene.
På selve telefonen er forbrukerbeskyttelse viktigst, så det er ikke mulig å installere programvare som avlytter kommunikasjonen.
Nærmere bestemt utfordringene:
- Ingen kontroll over enheten
- Ingen kontroll over nettverket
- Ingen mulighet for automatisk journalføring
Når det gjelder e-post eller dialog i kontaktfora, har både brukeren og IT-avdelingen bedre mulighet til å markere og logge meldingen.
Eksisterende løsninger
Vår erfaring er at myndighetene oftest løser problemet ved å be de ansatte om å ta en skjermdump av meldingene, sende skjermdumpen til seg selv via e-post og loggføre fra e-posten. Dette overfører ansvaret til den ansatte, som må bruke tid på det, kanskje ikke får det gjort, og kanskje ikke får det gjort. sletter meldingene ved en feil.
En annen løsning vi har hørt om, er at den ansatte får beskjed om ikke å sende tekstmeldinger som kan påvirke saksbehandlingen. Dette er ikke mulig fordi både sendte og mottatte meldinger må logges, og den ansatte har ikke kontroll over hva innbyggerne sender til dem. På den annen side kan det for noen grupper ansatte være direkte vanskelig å gjøre jobben sin, f.eks. hvis de jobber med sårbare unge mennesker.
Noen myndigheter har integrert SMS i sine saksbehandlingssystemer. Hvis systemene både kan sende og motta, kan dette være en god og levedyktig løsning. Vi er imidlertid klar over at det i den virkelige verden ofte er behov for å kunne sende SMS-meldinger når man ikke har åpnet sin saksbehandlingssystem..
Vår løsning - SMS-logging fra telefonen
SureSMS er i den unike posisjonen at vi har tilgang til vårt eget SMS-senter. Det betyr at vi kan fange opp SMS-meldinger både når de sendes og mottas før de leveres til telefonen. Det betyr at vi kan journalføre meldingene uten at de ansatte trenger å gjøre noe, både innkommende og utgående SMS-meldinger.
Det fungerer på den måten at den ansatte får installert et ekstra e-sim på telefonen sin. Dette nummeret brukes til å sende og motta SMS-meldinger. Dette er et SureSMS-nummer, og på grunn av våre dype integrasjoner er vi i stand til å fange opp SMS-meldingene. Disse meldingene blir vanligvis videresendt til myndighetens journalsystem. I journalsystemet kan det settes opp regler for når en SMS skal logges.
Typisk vil man imidlertid velge å logge alle SMS-meldinger fordi de er svært små når det gjelder datamengde. Prisen for en komplett løsning starter på ca. 40 000 DKK inkludert 100 numre.
Vil du vite mer?
Fyll ut skjemaet nedenfor, så tar vi kontakt med deg.
Vår løsning - SMS-journalføring på PC
For at kommunikasjonen mellom kommuner, institusjoner, myndigheter og innbyggere skal fungere, er det ekstremt viktig at meldinger og informasjon både kommer frem OG blir lest! Undersøkelser viser at de aller fleste SMS-meldinger blir lest av mottakeren, noe som gjør SMS til en rask og pålitelig kommunikasjonsform.
Med en SMS-gateway kan offentlige institusjoner holde oversikt og oppfylle kravene til journalføring.
Fordeler
- Innebygd journalføring. Gjennom vår nettportal har du alltid dokumentasjon på alle meldinger som sendes til innbyggere eller ansatte.
- Servicemeldinger og avtalepåminnelser via SMS er en god service for innbyggere og brukere, samtidig som det sikrer færre avbestillinger og mindre sløsing med ressurser. Bruk autogenererte SMS-meldinger eller administrer utsendelsen selv via nettgrensesnittet vårt.
- All kommunikasjon mellom kunden og serverne våre er kryptert ved hjelp av den nyeste SSL-krypteringen. Dette gjør det trygt å sende sensitive personopplysninger via SureSMS.
- Ingen dyre abonnementer. Vi tar kun betalt for det antallet meldinger du faktisk sender. Fakturering er gratis, og det er enkelt å betale via EAN-nummer.
Dette er et utvalg av funksjonene våre. Men det finnes mange flere. Ta en titt på funksjonssider på suresms.com for inspirasjon.
Full oversikt og dokumentasjon via SureSMS-nettportalen.
Fra nettportalen vår kan du enkelt logge inn og sende SMS-meldinger til brukere fra datamaskinen din. Herfra kan du raskt sende meldinger til grupper, planlegge utsendelser og slå sammen navn i meldinger.
Her har du også full oversikt over meldingene som sendes, og meldingene blir liggende her for logging eller dokumentasjon. Du har alltid oversikt over både innhold og tidspunkt for sending og mottak av meldinger.
Betjener både statlige institusjoner og kommuner
I årenes løp har vi levert SMS til mange offentlige institusjoner og har derfor lang erfaring med å jobbe med dem: biblioteker, statlige fengsler, hjelpemiddelsentraler, offentlige etater og mye mer. Offentlige institusjoner har behov for å kommunisere med et bredt lag av befolkningen, samtidig som pris, kvalitet og sikkerhet MÅ være i toppklasse. Vi har ekspertisen som skal til for å levere en solid og fleksibel gateway som er enkel å bruke.
Send fra flere numre
Har arbeidsplassen din behov for å sende fra flere telefonnumre, eller trenger du en fleksibel innlogging slik at flere ansatte kan sende fra en bestemt bruker? Det er enkelt med vår nettportal.
Her kan du lese noen eksempler på hvordan kundene våre bruker SMS-tjenesten vår:
- En av de danske bransjeorganisasjonene bruker vår nettbaserte SMS-tjeneste til å sende ut nyhetsbrev til sine kunder. Det er selvsagt enklere å sende ut lange nyhetsbrev via datamaskinens store tastatur, og det er også mulig å legge ved lenker med relevante artikler til organisasjonens medlemmer.
- En jaktforening på Sjælland har registrert seg for vår Gateway. Ettersom medlemmene i foreningen bytter på å organisere jaktene, har de alle en pålogging til foreningens konto, hvorfra de sender varsler om kommende jakter til de andre medlemmene.
- Et varmeselskap bruker gatewayen vår til å varsle innbyggerne om avbrudd i forsyningen. Når varmen for eksempel stenges av på grunn av reparasjoner i et bestemt område, hentes telefonnumrene ut av forsyningsselskapets system og limes inn på nettstedet vårt, hvorfra de enkelt kan sende en melding til alle berørte husstander.
Besøk vår hjemmeside for håndbøker
For å hjelpe kundene våre har vi samlet alle instruksjoner og beskrivelser på manual.suresms.com. Her kan du se hvordan gatewayen vår fungerer og få enkle, brukervennlige instruksjoner for de mange funksjonene.
developer.suresms.com
SureSMS er laget av utviklere for utviklere!
På developer.suresms.com har vi samlet dokumentasjon og kodeeksempler som gjør det enkelt å integrere gatewayen vår i systemet ditt.
Se våre instruksjonsvideoer!
Skal du starte en ny funksjon? Eller trenger du bare å vite litt mer om hvordan gatewayen vår fungerer? På Youtube har vi samlet instruksjonsvideoene våre. Klar til bruk!